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Criar e gerenciar fluxos

Os fluxos de automação têm diferentes propósitos: nutrir leads e oportunidades de venda, otimizar estratégias de retenção de clientes, engajar e converter novos negócios, e muito mais. Por oferecer várias opções de personalização, as automações podem ser usadas para diversas ações inclusive integrar plataformas via API.

Seja qual for o objetivo, o papel das automações é agilizar processos do cotidiano, para que você e sua equipe possam focar seus esforços em elaborar estratégias cada vez mais assertivas. Veja abaixo como criar, editar e gerenciar automações no sistema:

Criando uma nova automação

Toda a criação e gerenciamento de automações é realizada no menu Automations. Para criar uma nova automação:

  1. Navegue até a opção Automations no menu principal
  2. Clique no Botão de Adicionar Botão de Adicionar
  3. Defina o nome da automação e o código de rastreamento (tracker) vinculado à automação *
  4. Clique no botão Create para criar sua automação

  5. Você também pode selecionar None para que eventos de todos os códigos de rastreamento (trackers) sejam considerados.

Criando uma nova automação

Depois de criada, sua nova automação criada estará disponível na sua lista de automações, no menu Automations. Você será direcionado para a aba Settings - esta e outras abas são responsáveis pelas configurações básicas e avançadas das automações.

Configurações básicas da automação

Na aba Settings da sua nova automação, você poderá definir as seguintes configurações:

  • Add tags: adicione tags a esta automação.
  • Status: também nesta página você gerencia o status da sua automação:
  • Online : contatos que realizarem o evento definido como trigger irão entrar neste fluxo.
  • Offline : contatos não entrarão no fluxo, nem se o status for alterado para online posteriormente.
  • Paused : contatos são adicionados a uma fila, mas só entram no fluxo quando o status for Online.

Configurações de status da automação

As seguintes configurações estabelecem o comportamento das automações, assim como quais dias e horários a automação deverá estar ativa:

  • The automation should run: determina se a automação irá acontecer todas as vezes que o contato realizar a ação definida como Trigger, ou somente em uma dada ocorrência;
  • Contact run simultaneously: determina se o contato poderá seguir mais de uma automação simultaneamente;
  • Tracker: se você for utilizar um evento como gatilho para dar início à automação, selecione o código de rastreamento (tracker) caso utilize um evento como gatilho para dar início à automação;
  • Start/End date: defina o período em que esta automação vai acontecer, adicionando ou não uma data de início ou final. Utilize esta opção para criar automações sazonais ou que funcionam apenas em horário comercial, por exemplo.

Automations > Settings

Construindo uma automação

O construtor de automação do Pipz funciona por um sistema drag-and-drop (clique e arraste) com interface visual e intuitiva para a montagem dos seus próprios fluxos. Não existe limite de passos, e você pode conectá-las com outras automações, criar Chamadas de API e enviar informações para outra plataforma via integração, entre muitas outras opções. Siga os passos abaixo e construa a sua primeira automação:

  • Acesse a aba Steps (passos) da automação que você criou. Para saber mais sobre as opções de passos no conteúdo Steps (passos) de uma automação.

  • O primeiro passo da automação é o Flow Start. Clique no ícone de configuração deste passo para escolher o trigger desta automação. Saiba mais sobre as opções de Triggers neste conteúdo.

Configurando o primeiro passo da automação

  • Clique no Ícone de Adicionar (+) e arraste para o lado. Uma seta será gerada indicando o caminho do fluxo de automação. Ao soltar, uma nova janela será aberta com as opções de passos (enviar e-mail, adicionar tag, adicionar card em um board, etc.). Escolha o passo desejado e siga as orientações de configuração para o passo.

Adicionando um novo passo à automação

Adicionando intervalo de tempo entre Steps

Entre um passo e outro, é possível customizar um delay, um atraso de tempo para espaçar passos dentro da automação. Por padrão, os passos serão executados imediatamente um depois do outro. Para configurá-lo, clique no botão Immediately da linha que liga os dois passos da automação em questão e personalize o atraso (delay).

Adicionando intervalo entre passos

Adicione um e-mail à automação

Adicione um novo passo ao fluxo de automação e selecione a opção Send Email. Configure o assunto do e-mail (Subject), a conta de e-mail que será usada como remetente, o template do e-mail (se quiser usar) e escreva a sua mensagem. Outra opção é criar um e-mail em Campaigns e usar o HTML no corpo deste e-mail na automação.

Aqui, você poderá selecionar a opção de usar o Conversations para gerenciar as respostas. Lembre-se de enviar um e-mail teste usando o botão de envelope no topo da janela de configuração do e-mail. Salve e pronto!

Adicione uma condição à automação

O comportamento e as interações dos seus contatos durante a automação podem ser usados para customizar a experiência de cada um, com base em fluxos condicionais que criam bifurcações (branches). Veja alguns exemplos de condição: abriu ou clicou em um e-mail, está ou não em uma lista, visitou uma determinada página.

No passo ao qual você deseja criar a condição, clique no Ícone de Adicionar (+) e arraste para o lado. Selecione a opção Condition. Selecione a categoria da condição (evento, evento em e-mail, tag, lista, etc.) e atributo da categoria escolhida (abertura, click, visita a página, etc.).

A condição sempre precisa ser feita em pares: uma caso ela seja concretizada (TRUE) e outra para o caso de não ocorrer (FALSE).

Automations Step Condition - Pipz

Envie um contato de uma automação para outra

Um passo muito utilizado na nutrição de leads é o Jump to Automation. Com ele, você pode determinar, por exemplo, que contatos que não atingirem as condições desejadas sejam enviados para outra automação com melhor fit.

Passo que envia um lead para outra automação

Outra opção é ligar um fluxo a outro para que o seu lead ou cliente não pare de ter contato com a empresa. Para isso, basta selecionar este Step como opção no momento de adicionar um novo passo à automação e determinar para qual automação o contato será enviado.

Finalize a sua automação

Toda automação precisa ter um fim claro, e este Step se chama End Automation. Adicione-o após o último passo que você quer que o seu sistema realize.

Passo que finaliza uma automação

No final da construção, você deverá ter algo parecido que isso:

Automations > Steps

Gerenciando fluxos de automação

Uma vez criados os fluxos de automação, você poderá gerenciá-los diretamente no menu Automations:

  • Delete: apague uma automação já existente. Para fazer isso na listagem geral de automações, selecione o checkbox da automação e o ícone Botão de Lixeira aparecerá no topo da página.
  • Duplicate: crie uma cópia de uma automação já existente. Neste caso, todas as definições virão iguais à anterior. Realize este passo na página Settings da automação que você quer copiar.
  • Status: altere o status de uma automação diretamente no menu, escolhendo a opção desejada na lista suspensa.
  • Tags: adicione uma tag a uma automação para ajudar na hora de filtrar um grande número de automações.

Veja como definir as Prioridades das suas automações, gerenciar filas e acompanhar históricos e eventos de cada fluxo.

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