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Reports

O recurso Business Intelligence segue uma lógica de categorização e organização de dados para gerar os relatórios e gráficos desejados. Por isso, é importante conhecer os modelos e menus de dados para extrair os dados mais detalhados e relevantes para seu negócio:

Campos do BI (BI Fields)

Model

Este é o campo onde você deve selecionar o tipo de informação que pretende exibir ao cruzar os dados do sistema. Podem ser contatos ou empresas cadastradas em sua conta, eventos, campanhas ou qualquer outra informação referente ao sistema. Os diferentes tipos de Model são:

  • Campaign
  • Campaign report
  • Company
  • Contact
  • Conversation
  • Event
  • Board

Menu de dados

Os Models são as tabelas de dados que relacionam os dados registrados no sistema. Dentro de cada um existe uma série de opções de dados relacionados a eles. São estes dados você vai cruzar para dar forma e popular seu relatório.

Categorias de dados de um Model

Ao selecionar o Model Event, você terá acesso às categorias de opções: Event, Contact, Event Tag, Tag e Tracker. Isso significa que Contact, neste caso, é um apontamento para tabelas de dados relacionadas a contatos dentro da tabela de eventos.

Alguns destes dados são a data de aniversário do contato, nome do país de residência, endereço de e-mail, última interação, data de signup e muitos outros dados capturados pelo sistema.

Já ao selecionar o Model Contact, você poderá visualizar todos os apontamentos relacionados a contatos, como eventos ativados, Lifecycle Stage (estágio do ciclo de vida), comentários, atribuições, origem, e mais..

Comandos para cruzamento de dados e construção de relatórios

Para começar a criar um relatório, você precisa saber que tipo de dado quer gerar no final. Sabendo isso, você poderá selecionar e segmentar os dados da forma correta.

Comece com uma pergunta, que vai indicar onde você quer chegar e quais informações você vai precisar. Para isso, o BI trabalha na forma de ações aplicadas ao dados. As opções são:

  • Measures: adicionar um dado ao campo Measures irá sempre retornar um resultado quantitativo do dado selecionado numérico (soma, média ou contagem). Este campo aceita dados do tipo texto e numérico;
  • Group by: você arrasta para este campo um dado que você queira utilizar para agrupar a informação adicionada ao Measures. Você continuará visualizando todos os resultados obtidos na contagem, mas agora organizados em grupos;
  • Filters: aqui você cria um segmento para filtrar os resultados por algum atributo, ou conjunto de atributos, específico. Você só verá os resultados que se encaixam naquele filtro, excluindo o restante;
  • Limit: você escolhe qual a quantidade de resultados totais que serão exibidos no seu relatório;
  • Order: você decide se os resultados irão aparecer em ordem crescente, decrescente ou aleatória.

Passo a passo para criar um relatório

Passo 1: Crie um novo relatório em branco

  1. Navegue até o menu principal BI
  2. Clique no Botão de Adicionar Botão de Adicionar para criar um novo relatório.
  3. Escolha um nome e selecione a opção Report
  4. Clique no botão Create para criar seu relatório

Criando um novo relatório

Passo 2: Defina o objetivo do relatório

Na tela de edição do seu relatório, comece formulando a sua pergunta: o que você quer ver? Alguns exemplos de perguntas que você consegue responder com nosso BI:

  1. Qual a quantidade de contatos criados em minha base ao longo do tempo?
  2. Quantos contatos foram gerados a partir de cada um dos meus canais de aquisição?
  3. Quantas empresas da minha base que possuem a tag XYZ há em cada Lifecycle Stage?
  4. Quais os eventos mais enviados pelos meus contatos?
  5. Liste os 10 eventos mais registrados nos últimos 30 dias.
  6. Quantas vezes o evento X foi enviado por cada empresa nos últimos 7 dias?
  7. Ordene as 5 empresas que mais enviaram o evento X no período de 7 dias.

Passo 3: Selecione o Model que será usado no relatório

Para saber qual Model escolher, analise sua pergunta. Se você quiser analisar a quantidade de contatos, ou quiser listar o nome ou endereço de e-mail dos contatos, selecione o Model Contact. Se suas perguntas são a respeito de empresas, selecione o Model Company. Já se o seu centro de atenção está nos eventos, selecione o Model Event.

De acordo com as perguntas explanadas no Passo 2 acima, o modelo Model Contact seria usado para responder as questões 1 e 2. Para a pergunta 3, deveria ser escolhido o Model Company, e para as perguntas 4 e 5, o Model Event.

Passo 4: Escolher o dado para o campo Measures

O próximo passo é enviar o principal dado que você quer analisar para o campo Measures. Uma boa ideia é começar pelo ID da tabela principal do Model escolhido e arrastar esse dado para o campo Measures.

A escolha do ID (Primary Key) facilitará o cruzamento de dados. No Model Contact, o ID da tabela Contact vai te dar o número total de contatos cadastrados na sua base. No Model Contact, o ID da tabela Company vai fornecer para você a quantidade total de empresas em sua base, e assim por diante.

Já no Model Event, o ID da tabela Event vai te dar o número total de eventos, de todos os contatos, que foram enviados ao sistema.

Escolhendo um dado Measure no Business Intelligence

Passo 5: Agrupando os dados no campo Group By

Analise com quais informações você quer agrupar o dado enviado para Measures e arraste os dados desejados ao campo Group By. Nos exemplos acima, você deveria arrastar os seguintes campos em Group By:

  1. Data de criação do contato (Model Contact -> Creation Date)
  2. Referrer do contato (Model Contact -> Referer)
  3. Lifecycle Stage (Model Stage -> Name)
  4. Nome do evento (Model Event -> Event)
  5. Nome da empresa (Model Company -> Name)

Escolhendo um dado Group By no Business Intelligence

Passo 6: Filtre os dados analisados

Além de poder agrupar seus dados, você pode aplicar filtros para restringir sua análise a um grupo específico de contatos, empresas ou eventos. Analise novamente sua pergunta e verifique se você está querendo filtrar o dado que você colocou em Measures e em Group By.

Analisando as mesmas perguntas, percebemos que devemos aplicar um filtro de tag na questão 2.3 e um filtro de data de criação do evento na questão 2.5. Portanto você escolheria os seguintes dados nestas duas perguntas:

3 - Tag Name is nome da tag 5 - Event Creation Date - Last 7 days

Uma dica importante é aplicar o filtro antes de fazer o agrupamento do Passo 5, pois isso pode facilitar o carregamento dos dados devido à restrição que o filtro aplicará.

Personalizando o modo de exibição do relatório

O BI do Pipz permite a total customização de relatórios gerados a partir das informações do sistema, incluindo o modo de exibição. É possível, por exemplo, personalizar o seu gráfico de diferentes formas. Uma delas é clicando no dado que foi arrastado ao campo Measures (seta lateral ao lado do dado selecionado).

Algumas opções de gráficos serão exibidas para seleção:

  • Gráfico em fatias (Pie chart),
  • De colunas,
  • De pontos,
  • Listagem,
  • Mapa,
  • Numérico,
  • Heatmap.

Em cada uma delas você terá diferentes tipos de apresentação a selecionar: se a legenda ficará visível, se diferentes dados adicionados à Measures serão apresentados empilhados (stacked) ou lado a lado (no caso do Gráfico de Colunas), se os valores serão apresentados de forma cumulativa (mostrando a progressão ao longo do tempo) ou não.

No caso do gráfico numérico, você pode escolher comparar o resultado com o de outro período de tempo, o que irá lhe fornecer um percentual de desempenho. Além destas, outras opções de personalização visual aparecem no campo Layout. São elas:

  • Canvas: aqui você determina o tamanho do seu gráfico. Por padrão, fica selecionada a opção Auto Size, mas para redimensioná-lo basta desmarcar esta opção e incluir os valores de largura e altura que desejar;
  • Legend: pra escolher manter a legenda visível, basta marcar ou desmarcar a opção Show legend. Se decidir por mantê-la ativa, outras opções ficarão disponíveis - a orientação da legenda (vertical ou horizontal), a cor e largura da borda, posições da legenda em relação ao X e Y no gráfico, cor, tamanho e fonte da legenda;
  • Margins and Paddings: aqui você define as dimensões das margens e espaçamentos do seu gráfico. Sendo margins a distância do gráfico em sua totalidade e das bordas da área de edição, e paddings a distância entre as legendas e as imagens do gráfico;
  • Global font: defina aqui a família, cor e tamanho da fonte utilizada em todo o gráfico.

Próximos passos